نظم المعلومات الإدارية وأثرها على تحسين الأداء الإداري

Abstract

تختص هذه الدراسة بالتوثيق المعرفي لمجال المعلومات بالمنشآت السودانية، ومعرفة أسباب تخلف هذا المجال، وبالتالي المساهمة في إيجاد الحلول لتلك المعضلة. والمشكلة التي تناولتها الدراسة هي مدى مساعدة نظم المعلومات الإدارية على المنشآت الحكومية. تشتمل الدراسة على خمسة فصول، تبدأ بالفصل الأول وهو الإطار العام، حيث أوضحنا فيه مفهوم المعلومات بصفة عامة، وهدف الدراسة وأهميتها ومشكلتها وفرضياتها ومنهج البحث وطرق جمع البيانات ثم تنظيم الدراسة. وفي الفصل الثاني تحدثنا عن الوظائف الإدارية، أما الفصل الثالث فقد خصص لدراسة نظم المعلومات ومفهومها ويعتبر الفصل الرابع هو محور هذه الدراسة حيث حلل مدى أثر نظم المعلومات الإدارية على المنشآت السودانية الحكومية. وفي جانب طرق جمع البيانات فقد استخدم الباحث في الفصل الرابع الاستبيان الذي شمل مؤسستين واستخدم المصادر الثانوية في الفصلين الثاني والثالث. وفي ختام البحث توصل الباحث لعدة نتائج تشكل نظم المعلومات وأثرها على المنشآت السودانية الحكومية، وهي:- أولاً: تتوافر في مؤسسات القطاع العام إدارة خاصة بنظم المعلومات الإدارية ، ونجد أن الوزارات الحكومية تتوافر فيها مثل هذه الإدارات ولكن ليس بالصورة المطلوبة مقارنة بمؤسسة حكومية يساهم فيها أفراد آخرين ، أي أنها تعمل بالمساهمة من القطاع العام والخاص معاً . ثانياً : تتوافر في مؤسسات القطاع العام أجهزة حاسوب كافية لتلبية احتياجات المديرين من المعلومات وذلك من خلال عمل تلك الأجهزة بنظم المعلومات الإدارية وهى مستغلة بالصورة الصحيحة وذلك من خلال استغلالها في برنامج التدريب الخاص بها ونجد بالوزارات الحكومية أن أجهزة الحاسوب غير متوافرة بالصورة المطلوبة بل يمكن القول بوجود نقص فيها وان وجدت فهي لأغراض الطباعة فقط مما أنعكس على عنصر التدريب فيها . ثالثاً : هنالك زيادة في التدريب في المؤسسات الحكومية في مجال استخدام الحاسوب ومجال نظم المعلومات واقتناعهم بأهمية وضرورة هذا التدريب على عكس مثيلاتها من الوزارات الحكومية حيث نجدها تعاني توفر عنصر التدريب بها على الرغم من اقتناعهم بأهميته . رابعاً: وجود أنظمة معلومات متكاملة في المؤسسات الحكومية مع عدم وجودها بالوزارات الحكومية . خامساً: توفر وحضور المعلومات في الوقت المناسب وسهولة الحصول عليها عند الحاجة إليها من خلال النظام مع غيابها وصعوبتها عند الحاجة لها في الوزارات الحكومية . سادساً: إدارة نظم المعلومات الإدارية تقوم بتنظيم وتوجيه ورقابة الأداء واحتياجات المديرين من المعلومات للتأكد من الأهداف التي تم تنفيذها والتي خطط لها ولم تنفذ في المؤسسات الحكومية. ومع غياب إدارة خاصة بالنظام ووجود إدارات حاسب آلي فإن ذلك أدى إلى عدم مقدرة تلك الإدارات ( إدارات الحاسب الآلي) من تنظيم وتوجيه ورقابة احتياجات المديرين من المعلومات وربطها كلها والتأكد من الأهداف التي تم تنفيذها والتي لم تنفذ في الوزارات الحكومية . سابعاً: بالمؤسسات الحكومية يوجد عدد من العاملين من ذوى المعرفة والخبرة بنظام المعلومات وذلك نتيجة التدريب المستمر على عكس مثيلاتها من الوزارات الحكومية فنجد نقصاً واضحاً في العاملين من ذوى الخبرة والمعرفة بالنظام . ثامناً: اقتناع كل من المؤسسات والوزارات الحكومية بأن نظام المعلومات الإداري يقوم بتحسين الأداء الإداري ونجد ذلك واضحاً بالمؤسسات الحكومية وذلك لوجود نظام معلومات بها أما في الوزارات الحكومية فنجد أن أداءها وأن كان جيداً فهو بطئ وضعيف وذلك لعدم وجود نظام معلومات بها .