دور نظم المعلومات في تحسين الرقابة المالية والإدارية في المؤسسات الحكومية

Abstract

تناول البحث دور نظم المعلومات في تحسين الرقابة المالية والإدارية مشكلة الدراسة والتي تتمحور في ضعف كفاءة الرقابة المالية على الأصول والمعلومات المالية ومدى الإلتزام بالمبادئ المحاسبية المتعارف عليها مما يؤدي إلى سوء إستخدام الأموال المتاحة للإدارة عن طريق إتخاذ قرارات خاطئة ناتجة عن عدم توفر المعلومات الملائمة في الوقت المناسب , وكذلك ضعف كفاءة الإداريين في متابعة سير العمل وأداء العاملين لعدم توفر المعلومات المناسبة والموقوتة مما يؤدي إلى ضعف الأداء العام في المنظمة وعدم الإنتظام والإلتزام في العمل وهدر الوقت والذي يقلل من الإنتاجية والكفاءة الكلية للمنظمة . وقد تم إستخدام عدد من الفروض لمناقشة مشكلة الدراسة وإختبارها وهي : 1 – توفر نظام معلومات كفء يحسن الأداء الرقابي للمنظمة . 2 – وجود نظام معلومات غير كفء يؤدي إلى ضعف الجهاز الرقابي ( مالي , إداري ). 3 – وجود نظام رقابي ضعيف وغير محكم يؤدي إلى سوء إستغلال المال العام . وقد تمكن الباحث من خلال تحليل المعلومات و إختبار الفرضيات التوصل إلى عدة نتائج أهمها : 1 – نظم المعلومات تؤدي إلى تحسين الأداء الرقابي (مالي وإداري ) عن طريق التقارير ( مالية وإدارية ) الدورية أو الإستثنائية أو عند الطلب . 2 – حصيلة العمل الرقابي تتمثل في التقارير الرقابية والتى تعدها الجهات المختصه بناء على المعلومات المتوفرة لديها , وبالتالي فإن عدم توفر نظام معلومات يؤدي إلى ضعف وبطء إعداد المعلومة مما ينتج عنه ضعف التقارير الرقابية و بطء إكتشاف الإنحرافات وتصحيحها وهذا يضعف أداء الجهاز الرقابي. 3 – المنظمة التى تستخدم نظام معلومات جيد يربط المستويات الإدارية يجعل بيئة العمل جيدة ويقوي العلاقات بين العاملين وبالتالي يصبح إنسياب المعلومه أمر سهل وسريع عبر شبكة الإتصالات دون إنتظار التقارير الكتابية مما يسهل العمل الرقابي. 4 – تهتم المراجعة الداخلية بمتابعة تطبيق لائحة الاجراءات المالية و المحاسبية للعام 1995 في إعداد البيانات المالية , وإن سوء تطبيق النظام المحاسبي لهذه اللائحة يؤدي إلى عدم سلامة العرض والإفصاح عن المعلومات المحاسبية و إلى سوء إستخدام المال العام . 5 – لائحة المراجعة الداخلية لاجهزة الدولة لعام 1997 تضع القواعد التي يتبعها المراجعين للمحافظة على المال العام من سوء الإستخدام , وتقوم المراجعة الداخلية بالجامعة بتطبيقها وفق خطة وبرامج زمنية معينة , عدم الإلتزام بخطة رقابية أو برامج زمنية رقابية يخلق جهاز رقابي ضعيف غير محكم. 6 – ضرورة وجود نظام للمعلومات في المنظمة وأن درجة نجاح المنظمة مرتبطة طردياً بجودة نظام المعلومات . وقدم الباحث عدة توصيات بناء على هذه النتائج أهمها : 1 - تجديد لائحة الاجراءات المالية والمحاسبية للعام 1995 حتى تواكب التطورات العصرية وتصبح مرنه وفعالة وتوفيرها وتوزيعها على كل المنظمات الحكومية حتى يكون كل محاسب ملم بقواعدها وعلى علم وإطلاع بها . 2 – على وزارة المالية توفير التدريب الكافي والدوري للمراجعين. توصيات خاصة بجامعة السودان : 1 – إدخال نظام محاسبي متطور بالجامعة تعمل به كل الوحدات الحسابية لتوحيد طريقة العمل المحاسبي بكل الكليات, وربط كل الوحدات الحسابية بشبكة عمل حتى يتم تسهيل العمل وتداول المعلومات بينهم. 2 – يجب توفير نظام معلومات بإدارة شؤن العاملين يربط إدارتها بالوحدات الحسابية المختلفة بالجامعة ليتم توصيل مكاتباتها للوحدات الحسابية في الوقت المناسب لأهمية ذلك في إعداد المعلومات المحاسبية .