مُضِيعَات الوقت المتصلة بعناصر العملية الإدارية في الشركات الخاصة ووسائل معالجتها

Abstract

في عصر الاتصالات والتكنولوجيا أصبح وصف الوقت للأفراد الذين يهتمون باستثمار حياتهم عبارة عن القيمة الحقيقية للحياة واستثمارها، لأن إدارة الوقت بشكل جيد لا تتم بمنأى عن التعامل مع نواميس الكون وسنن الحياة، فهنالك ثمة أمور يجب الكشف عنها لمعرفة مُضِيعَات الوقت ومسببات ذلك حتى يتم العمل على تفاديها قدر المستطاع . وتمثلت مشكلة الدراسة في أن هنالك مُضِيعَات للوقت متصلة بعناصر العملية الإدارية من (تخطيط، اتخاذ قرار، تنظيم، توظيف، قيادة، تحفيز، اتصال ورقابة). فمشكلة تضييع الوقت تلقى بظلالها على ممارسة الإدارة في الشركات الخاصة، الأمر الذي ينتج عنه هدر(الزمن، المواد والجهود البشرية) مما يؤدى إلى الفشل في تحقيق أهداف الشركات. تنبع أهمية هذه الدراسة من الدور الذي يمكن أن تؤديه إدارة الوقت في الشركات الخاصة في رفع الكفاءة الإنتاجية وتحقيق أهداف الشركة. وهدفت الدراسة للتعرف على كيفية إدارة الوقت فى الشركة السودانية للاتصالات المحدودة (سوداتل)، والتعرف على مُضِيعَات الوقت بها ووسائل معالجتها.. وبناءً علي مشكلة الدراسة وأهدافها تمت صياغة فرضيات الدراسة وأهمها: • هنالك علاقة ذات دلالة سلبية بين متغيرات (أبعاد) مجال التخطيط ومُضِيعَات وقت العمل في الشركات الخاصة. • هنالك علاقة ذات دلالة سلبية بين متغيرات (أبعاد) المجال التنظيمي ومُضِيعَات وقت العمل في الشركات الخاصة. • هنالك علاقة ذات دلالة سلبية بين متغيرات (أبعاد) مجال القيادة ومُضِيعَات وقت العمل في الشركات الخاصة. • هنالك علاقة ذات دلالة سلبية بين متغيرات (أبعاد) المجال الرقابي ومُضِيعَات الوقت في الشركات الخاصة. اتبعت الدراسة المنهج والاستنباطي ومنهج دراسة الحالة وأدواته (الاستبانة، المقابلة والملاحظة) وبرنامج (SPSS) الإحصائي لتحليل ومعالجة البيانات الواردة في الدراسة واختبار صحة الفروض، مركزةً على المنوال واختبار مربع كآي وبرنامج (Microsoft Excel) في عمليات الرسم البياني. واشتملت الدراسة على أربعة أبواب: تناول الباب الأول منهج الدراسة والدراسات السابقة. وتناول الباب الثاني مفهوم الوقت وإدارة الوقت وذلك من خلال فصلين، الفصل الأول تناول مفهوم وأنواع وخصائص الوقت والفصل الثاني تناول مفهوم إدارة الوقت. وتناول الباب الثالث مُضِيعَات الوقت المتصلة بعناصر العملية الإدارية فصلين، الفصل الأول تناول مُضِيعَات الوقت المتصلة بالتخطيط والتنظيم والفصل الثاني تناول مُضِيعَات الوقت المتصلة بالتوجيه والرقابة. أما الباب الرابع والأخير تناول الدراسة الميدانية خلال ثلاثة فصول، الفصل الأول تناول نبذة عن الشركة عينة الدراسة (الشركة السودانية للاتصالات المحدودة)، الفصل الثاني تناول إجراءات الدراسة الميدانية وتحليل الاستبانة، والفصل الثالث تناول اختبار صحة الفرضيات والنتائج والتوصيات والرؤى الأكاديمية، بالإضافة للمراجع والملاحق. توصلت الدراسة إلى نتائج هي أنه لا توجد مُضِيعَات للوقت بالشركة السودانية للاتصالات المحدودة (سوداتل) متصلة بعناصر العملية الإدارية بشكل عام. إلا أن هناك مُضِيعَات تتخلل عناصر العملية الإدارية أهمها أن: • الموظفين بالشركة لهم رأي في التعيين، وأن هنالك معايير غير معيار الكفاءة. • تلجأ الشركة دائماً عند اتخاذ القرارات إلى تكوين اللجان. • الاجتماعات التي تعقدها الشركة تطول عن الوقت المحدد لها. • لا يتخلص الموظفون بالشركة من التقارير وصور المراسلات التي لا ضرورة لها. • الشركة تهتم بالرقابة اللصيقة للعاملين في الحضور والانصراف، مهملة الأداء الفعلي للموظف. وعليه أوصت الدراسة بالآتي: • وضع هيكل تنظيمي واضح يحدد العلاقات الرأسية والأفقية بين الإدارات وبين الأفراد داخل المنظمة، وتفعيل الوصف الوظيفي. • عند ملء الوظائف يجب مراعاة الصفات الأساسية لشغل الوظائف (الصفات الذهنية، المعنوية البدنية) وتطبيق مبدأ العدالة. • العمل على رفع مهارة إدارة الاجتماعات للموظفين بالشركة، ووضع أهداف واضحة لأي اجتماع مع تحديد المدة الزمنية للاجتماع و الالتزام بها. • العمل على إتباع النظم الحديثة للفهرسة والتصنيف، والتخلص من الأوراق والمستندات والتقارير التي لا ضرورة لها، حتى تسهل عملية استرجاع المعلومة. • أن تهتم الشركة برفع مهارات الموظفين وزيادة وعيهم في بعض مفاهيم الإدارة (الإدارة بالأهداف، إدارة الذات) إضافة إلي الاهتمام بزمن الحضور والانصراف والخروج أثناء ساعات العمل لأنه قد يحضر الموظف ولكن لايقوم بالأعمال الموكلة إليه